Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Artikel ini adalah pengalaman Saya beberapa hari yang lalu mengurus akta kelahiran untuk anak ke-3 Saya secara online (lebih tepatnya semi online). Artikel lain tentang pengalaman Saya bisa Anda baca di sini dan sini.

Sebagai informasi, anak ke-3 Saya lahir di Sidoarjo, tetapi KTP dan KK Saya masih beralamat di Surabaya. Sempat terpikir untuk mengurus akta kelahiran di Sidoarjo, ternyata setelah baca-baca beberapa artikel di internet, sejak tahun 2017 pembuatan akta kelahiran harus di tempat kedua orang tua si anak memiliki Kartu Keluarga.

Jadi, bagi teman-teman yang mungkin belum tahu, jika KK orang tua di Surabaya sedangkan anak lahir misalnya di Sidoarjo atau Mojokerto atau kota lain, tetap pengurusan akta kelahiran harus di lakukan di kota Surabaya. Hal ini berlaku sebaliknya. Hanya saja, ada nilai plus untuk kota Surabaya karena proses pengurusannya yang sekarang lebih cepat dan mudah, karena sistemnya sudah semi online. Jika dulu harus mengurus sampai Dispendukcapil, untuk sekarang hanya sampai kelurahan saja. Selain itu, pengurusan akta kelahiran ini sudah termasuk pembaruan KK.

Persyaratan Dokumen Akta Kelahiran yang Harus Dilengkapi

Bagi orang tua yang ingin mengurus akta kelahiran bagi putra-putrinya, berikut adalah beberapa dokumen yang WAJIB Anda persiapkan.

A. Surat Keterangan Lahir

Dokumen ini adalah dokumen yang biasanya akan Anda dapatkan dari pihak rumah sakit/puskesmas dimana putra-putri dilahirkan. Perbanyak dokumen ini karena Anda pasti membutuhkannya untuk berbagai macam pengurusan, termasuk mendaftarkan anak ke program BPJS.

CATATAN : OOT (Out Of Topic)

Bagi Anda yang menggunakan BPJS dari perusahaan, bisa mendaftarkan anak ke BPJS setelah melahirkan. Tetapi jika menggunakan BPJS Mandiri, pengurusan anak ke BPJS harus dilakukan jauh-jauh hari sebelum lahir.

Jadi ketika anak lahir (khusus BPJS dari perusahaan), minta surat keterangan lahir dari Rumah Sakit, fotokopi, menuju ke kantor BPJS yang khusus perusahaan, maka kartu BPJS sementara untuk anak akan dibuatkan pada waktu itu juga.

Menurut staff BPJS, ketika anak sudah masuk ke KK, tinggal update data BPJS sehingga anak akan mendapatkan kartu BPJS final.

Jangan lupa, surat keterangan lahir yang asli harus disimpan baik-baik, karena untuk pengurusan akta kelahiran, dokumen asli yang akan diminta oleh kelurahan. Sedangkan untuk pengurusan BPJS dan lain-lain cukup dengan yang fotokopian.

B. Surat Pengantar dari RT/RW

Jangan lupa untuk meminta surat pengantar dari RT/RW dengan tujuan untuk pengurusan akta kelahiran plus pembaruan KK. Jadi Anda tidak perlu bolak-balik minta surat jika nantinya ada perubahan yang harus dilakukan.

C. Fotokopi Akta Nikah Terlegalisir

Untuk dokumen ini, Anda harus menuju Kantor Urusan Agama yang menerbitkan buku nikah Anda. Untuk jumlah yang harus difotokopi, Saya sarankan perbanyak 11x, karena yang 1 akan diminta oleh pihak KUA. Dari beberapa situs yang Saya baca, ada yang menyebutkan maksimal hanya 6 lembar, tetapi ketika kemarin Saya ke KUA Candi, maksimal bisa 10x.

Untuk fotokopi dokumen surat nikah tidak boleh terpisah-pisah. Jadi 1 lembar fotokopi harus berisi beberapa halaman buku nikah. Pada bagian depan, berisi halaman kutipan (3 & 4) dan halaman tanda tangan (5 & 6), sedangkan bagian belakang untuk lembar yang ada fotonya (1 & 2).

D. Kartu Keluarga

Dispendukcapil kota Surabaya sejak tahun 2017 sudah memberlakukan pengurusan akta kelahiran bisa bersamaan dengan pengurusan Kartu Keluarga. Jadi orang tua tidak perlu mengurus lagi untuk penambahan data anak ke dalam KK. Hal ini tentunya menghemat waktu pengurusan.

Jadi dokumen yang Anda bawa ketika pengurusan adalah KK asli dan fotokopi. KK asli akan diminta oleh pihak kelurahan karena ketika proses pengurusan akta kelahiran selesai, orang tua juga akan mendapatkan KK baru yang mana nama anak sudah masuk didalamnya. Untuk lebih detil, bisa baca diwebsite dispendukcapil.

E. Fotokopi KTP Orang Tua & 2 Saksi

Dokumen ini diperlukan sebagai salah satu syarat pengurusan akta kelahiran. Di website Dispendukcapil dijelaskan hanya 2 saksi, tetapi tidak dijelaskan bahwa fotokopi KTP saksi yang digunakan adalah KTP Surabaya. Jadi ketika Saya membawa fotokopi KTP saksi mertua dan adik ipar (sidoarjo), sampai di kelurahan tidak diterima, dan diwajibkan saksi adalah warga Surabaya dengan KTP Surabaya tentunya.

Untuk fotokopi dokumen inipun juga tidak bisa terpisah-pisah. Jadi dalam 1 lembar fotokopi berisi kiri atas ktp ayah, kanan atas ktp ibu, kiri bawah ktp saksi 1, dan kanan bawah ktp saksi 2.

D. Bukti Bayar Denda Keterlambatan (opsional)

Nah, ini jadi pelajaran buat Saya. Karena tidak segera mengurus akta kelahiran anak hingga lebih dari 60 hari, otomatis Saya kena denda administrasi sebesar Rp. 100.000. Jadi, maksimal pelaporan untuk pengurusan akta kelahiran adalah 60 hari, lebih dari itu terkena denda.

Jadi, jika Anda sudah tahu terlambat, lebih baik Anda segera mengurus pembayarannya di Bank Jatim. Di Bank Jatim sudah menyediakan contoh formulir yang bisa Anda lihat. Selain Bank Jatim? sepertinya kok tidak ada.

Proses Pengurusan

Tahap selanjutnya adalah pengurusan yang bisa Anda lakukan melalui 2 cara. Cara pertama dan yang paling mudah, adalah langsung menuju ke kelurahan yang sesuai dengan KTP Anda. Di kelurahan Saya, sudah tersedia KIOSK yang bisa digunakan untuk pendaftaran dan unggah dokumen-dokumen yang sebelumnya sudah dipersiapkan.

Cara kedua adalah melakukan pendaftaran secara online di website http://lampid.surabaya.go.id/. Dari halaman depan, klik menu Kelahiran, lalu akan muncul 4 menu, yaitu Daftar Kelahiran, Upload Kelengkapan, Monitoring, dan Kelengkapan Dokumen.

Pada menu Daftar Kelahiran, ada beberapa langkah yang harus ikuti. Semua data yang dibutuhkan ada pada dokumen-dokumen yang sebelumnya sudah dipersiapkan. Lakukan proses hingga selesai dan mendapatkan nomer pendaftaran.

Jika sudah, untuk menu Upload Kelengkapan, tidak bisa Anda lakukan sendiri. Meskipun Anda sudah memiliki nomer pendaftaran, Anda tetap harus ke kelurahan, karena menu ini hanya bisa dilakukan oleh petugas kelurahan. Oleh sebab itu, Saya katakan sistem ini masih semi online, karena Anda tetap harus datang ke kelurahan. Tetapi meskipun begitu, setidaknya sistem ini sudah memangkas banyak proses dan tentunya lebih cepat.

Menu Monitoring bisa Anda pergunakan untuk mengecek status dari proses pembuatan akta kelahiran ini. Tinggal masukkan nomer pendaftaran dan tanggal pendaftaran, maka akan muncul informasi yang berkaitan dengan pendaftaran Anda.

Menurut petugas kelurahan, proses pembuatan akta kelahiran dan KK membutuhkan waktu 1 bulan. Jadi Saya harus kembali ke kelurahan 30 hari setelah tanggal pendaftaran. Jika Saya baca di website Dispendukcapil, Akta dan KK bisa dikirim ke alamat tujuan, tetapi Saya tidak tahu kenapa kok yang ini harus ambil di kelurahan. Bagi Saya sih ini lebih enak, karena domisili Saya sendiri sudah tidak di Surabaya, dan jika Akta dan KK dikirim ke alamat Surabaya, tentunya yang menerima bukan Saya, wah malah tambah repot ini.

Semoga artikel Saya ini bisa berguna bagi orang tua yang hendak menguruskan Akta Kelahiran untuk putra-putrinya.

Wa’alaikumussalam Warahmatullahi Wabarakatuh